Ngày 05/8/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 310/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 68/2024/NĐ-CP, Nghị định số 69/2024/NĐ-CP và Nghị định số 118/2025/NĐ-CP. Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/8/2026.
Nghị định 310/2026/NĐ-CP đánh dấu bước điều chỉnh quan trọng trong phương thức thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Nếu trước đây trọng tâm là đưa quy trình, hồ sơ lên môi trường mạng thì quy định mới nhấn mạnh hơn đến khai thác dữ liệu, tái cấu trúc quy trình, giảm yêu cầu cung cấp giấy tờ, số hóa kết quả và kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống.
Nghị định 310/2026/NĐ-CP sửa đổi quy định về cơ quan giải quyết thủ tục hành chính, bao gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ, đơn vị thuộc Bộ có nhiệm vụ giải quyết thủ tục hành chính, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; UBND cấp tỉnh, UBND cấp xã; cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp xã và một số cơ quan khác theo quy định pháp luật.
Đáng chú ý, Nghị định bổ sung quy định về cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính, trong đó có sĩ quan, hạ sĩ quan Công an thuộc Bộ Công an.
Quy định này góp phần làm rõ phạm vi chủ thể tham gia thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, đồng thời đặt ra yêu cầu đối với các cơ quan, đơn vị phải tổ chức thực hiện thống nhất, đồng bộ trên môi trường số.
Đây là một trong những thay đổi có ý nghĩa trực tiếp đối với người dân, doanh nghiệp.
Theo Nghị định, tổ chức, cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 để đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID thực hiện thủ tục hành chính thì không phải ký số trên biểu mẫu điện tử, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Quy định này giúp giảm thêm một bước thao tác trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.
Người dân có thể hiểu đơn giản: Định danh, xác thực điện tử → đăng nhập → khai thác thông tin → thực hiện thủ tục, thay vì phải thực hiện thêm thao tác ký số trong những trường hợp pháp luật không yêu cầu. Đây cũng là một bước thể hiện rõ hơn vai trò của định danh điện tử trong cung cấp dịch vụ công, góp phần nâng cao giá trị sử dụng của tài khoản định danh điện tử trong đời sống xã hội.
Một trong những điểm mới có tính nền tảng của Nghị định 310/2026/NĐ-CP là yêu cầu tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu.
Theo quy định mới, thủ tục hành chính được cung cấp trên môi trường điện tử phải đáp ứng các yêu cầu về tái cấu trúc quy trình dựa trên dữ liệu; biểu mẫu điện tử phải có khả năng gợi ý thông tin, tái sử dụng thông tin, dữ liệu đã có; quy trình phải được số hóa và sẵn sàng về dữ liệu để phục vụ việc thực hiện thủ tục hành chính.
Điều này cho thấy chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính không còn dừng lại ở việc: “đưa biểu mẫu giấy lên cơ sở dữ liệu” mà phải chuyển sang: “dùng dữ liệu để thay thế giấy tờ và tái cấu trúc quy trình”. Đây là thay đổi rất quan trọng về tư duy quản lý.
Nghị định quy định trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, cơ quan có thẩm quyền phải khai thác các thông tin, thành phần hồ sơ từ các cơ sở dữ liệu đã sẵn sàng kết nối, chia sẻ để không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại thành phần hồ sơ.
Đây là thay đổi có ý nghĩa rất thiết thực. Thay vì người dân phải: mang giấy tờ → scan → tải lên → khai lại thông tin, thì hệ thống có thể: xác thực người thực hiện → khai thác dữ liệu đã có → tự động điền/gợi ý thông tin → người dân kiểm tra và bổ sung phần còn thiếu.
Nghị định đồng thời quy định thông tin, thành phần hồ sơ sau khi được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, ghi nhận tính chính xác được lưu giữ tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
Như vậy, nguyên tắc được thúc đẩy là: “Một lần cung cấp – nhiều lần sử dụng.”
Nghị định yêu cầu biểu mẫu điện tử tương tác phải có các tính năng gợi ý thông tin để điền; tái sử dụng thông tin, dữ liệu từ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa hoặc từ các hệ thống, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
Đây là điểm khác biệt rõ giữa số hóa thủ tục và chuyển đổi số thủ tục. Nếu chỉ số hóa, người dân vẫn phải tự nhập rất nhiều thông tin.
Thực hiện đúng tinh thần Nghị định mới, hệ thống phải từng bước biết thông tin nào đã có, lấy thông tin đó để hỗ trợ người dân và chỉ yêu cầu khai bổ sung những thông tin thực sự cần thiết.
Nghị định 310/2026/NĐ-CP bổ sung quy định về thực hiện thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu.
Các cơ quan có thẩm quyền phải công bố dữ liệu và hướng dẫn kết nối, khai thác, sử dụng dữ liệu; công bố mức độ hoàn thành của dữ liệu và hướng dẫn kết nối, khai thác, sử dụng dữ liệu; đồng thời bảo đảm tính chính xác, cập nhật của dữ liệu đã công bố.
Đối với quy trình thủ tục hành chính, cơ quan có thẩm quyền phải rà soát, đánh giá các thủ tục hành chính theo hướng:
- Giảm hồ sơ, giấy tờ;
- Giảm thông tin phải khai;
- Tái cấu trúc quy trình;
- Khai thác dữ liệu đã có;
- Công bố kết quả tái cấu trúc;
- Thực hiện tái cấu trúc trên cơ sở dữ liệu quốc gia và thủ tục hành chính.
Như vậy, dữ liệu trở thành đầu vào quan trọng để tái cấu trúc lại quy trình phục vụ người dân và doanh nghiệp, chứ không chỉ là nơi lưu trữ thông tin sau khi thủ tục đã được giải quyết.
Một điểm mới quan trọng khác là Nghị định quy định cụ thể hơn phương thức số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ giấy sang dữ liệu điện tử.
Các phương thức gồm:
- Tạo kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử bằng hình thức sao chụp và chuyển dữ liệu thành tệp điện tử;
- Bóc tách dữ liệu bảo đảm các thông tin, thuộc tính chính xác với giấy tờ;
- Chuyển nội dung của kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ giấy sang dữ liệu điện tử để lưu vào hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu.
Điều này có ý nghĩa quan trọng bởi kết quả giải quyết thủ tục hành chính sau khi được số hóa sẽ không chỉ để “lưu trữ”, mà còn có thể trở thành nguồn dữ liệu để tiếp tục khai thác, kết nối và tái sử dụng trong những thủ tục khác.
Nghị định yêu cầu người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính phải chỉ đạo, tổ chức thực hiện việc số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực; đồng thời bảo đảm kết nối, chia sẻ dữ liệu trong giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Các cơ quan cũng phải xây dựng kế hoạch, chỉ đạo việc số hóa kết quả và thực hiện tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Điều này đặt ra yêu cầu chuyển từ cách làm “có hệ thống là được” sang “hệ thống phải thực sự tạo ra dữ liệu và phục vụ được người dân, doanh nghiệp”.
Một điểm đặc biệt đáng chú ý đối với lực lượng Công an là Nghị định bổ sung theo “Điều 28a. Bộ Công an” sau Điều 28.
Theo đó, Bộ Công an chủ trì xây dựng, quản lý, vận hành và bảo đảm kỹ thuật, an ninh mạng của Cổng Dịch vụ công quốc gia; hướng dẫn kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành; bảo đảm tích hợp đầy đủ thông tin, dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.
Bộ Công an cũng chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp hướng dẫn kết nối, đồng bộ dữ liệu phục vụ theo dõi, giám sát, đánh giá chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công.
Nghị định cũng thay đổi cách tiếp cận về tài khoản khi thực hiện thủ tục hành chính: thay cụm từ “Đăng ký tài khoản” thành “Tài khoản thực hiện thủ tục hành chính”. Đồng thời, nhiều thuật ngữ về hệ thống thông tin cũng được cập nhật cho phù hợp với mô hình tổ chức và hệ thống hiện hành.
Việc thay đổi thuật ngữ tuy mang tính kỹ thuật nhưng phản ánh sự chuyển dịch từ việc đơn thuần “có một tài khoản trên hệ thống” sang việc sử dụng tài khoản gắn với hoạt động thực hiện thủ tục hành chính cụ thể.
Nghị định cũng điều chỉnh trách nhiệm của Bộ Tư pháp, Bộ Công an và Bộ Khoa học và Công nghệ trong việc hướng dẫn, kết nối, chia sẻ dữ liệu, xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và bảo đảm triển khai thống nhất hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
Đặc biệt, Bộ Tư pháp được giao chủ trì, phối hợp với Bộ Công an và Bộ Khoa học và Công nghệ trong một số nội dung liên quan đến tiêu chí, chất lượng phục vụ, tái cấu trúc và hướng dẫn thực hiện trên môi trường điện tử.
Từ ngày 05/8/2026, người dân và doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử cần lưu ý:
- Thứ nhất, chủ động sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 để thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.
- Thứ hai, kiểm tra kỹ thông tin được hệ thống tự động khai thác, gợi ý hoặc điền vào biểu mẫu trước khi gửi hồ sơ.
- Thứ ba, không phải mọi trường hợp đều phải ký số khi thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; trường hợp sử dụng VNeID mức độ 2 để đăng nhập thì không phải ký số trên biểu mẫu điện tử tương tác, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định khác.
- Thứ tư, khi cơ quan nhà nước đã có dữ liệu hợp lệ và có khả năng khai thác, người dân không phải cung cấp lại những thành phần hồ sơ đó theo quy định.
- Thứ năm, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được số hóa sẽ trở thành dữ liệu có thể lưu trữ, khai thác và tái sử dụng trong các giao dịch, thủ tục tiếp theo.
13. Ý nghĩa lớn nhất của Nghị định 310/2026/NĐ-CP
Có thể khái quát những thay đổi quan trọng của Nghị định 310/2026/NĐ-CP bằng một sự chuyển dịch:
- Từ hồ sơ → sang dữ liệu.
- Từ khai báo → sang khai thác dữ liệu có sẵn.
- Từ cung cấp giấy tờ → sang tái sử dụng dữ liệu.
- Từ số hóa từng thủ tục → sang tái cấu trúc quy trình dựa trên dữ liệu.
- Từ người dân chủ động làm thủ tục → từng bước hướng tới dịch vụ công chủ động.
- Từ các hệ thống riêng lẻ → kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống.
Đây không chỉ là thay đổi về kỹ thuật mà còn là thay đổi phương thức phục vụ người dân, doanh nghiệp và phương thức quản lý của cơ quan nhà nước.
Đối với công cuộc chuyển đổi số, giá trị lớn nhất không nằm ở việc có thêm bao nhiêu phần mềm, bao nhiêu hệ thống hay bao nhiêu hồ sơ được đưa lên mạng, mà ở chỗ dữ liệu có được kết nối, chia sẻ và sử dụng để giảm thủ tục, giảm giấy tờ, giảm thời gian, giảm chi phí và nâng cao chất lượng phục vụ hay không.
Nghị định số 310/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 05/8/2026, đã tạo thêm cơ sở pháp lý quan trọng để thúc đẩy quá trình chuyển đổi đó, đưa việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử từ “làm thủ tục trực tuyến” tiến tới “giải quyết thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu”, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.